Автоматизация заказа поставщику в 1С

Сотрудников и руководителей компаний условно можно разделить на две группы - первая, это те, кто желает автоматизировать и облегчить свой труд, при этом желательно не потерять в деньгах, вторые - те, кого и так всё устраивает.

Эта новость больше подойдёт для первой группы людей.

Поговорим об автоматизации процесса заказа поставщику.

Многие считают что подобные процессы с большим набором входных параметров плохо поддаются анализу и прогнозу.

При обычной рутинной работе менеджера по закупкам (снабженец) от 60 до 80 % времени уходит на подготовку, анализ и формирование документов заказа поставщику. На детальный анализ ситуации с запасами чаще всего не хватает времени. Снабженец занят постоянными срочными делами, которые требуют немедленного реагирования - "хорошая" цена у поставщика, наличие необходимого объема закупки у поставщика, важные звонки, встречи, обсуждения..

Для оптимального заказа поставщику закупщику приходится выполнять труд по сравнению отчетов по продажам и остаткам, движениям номенклатуры, резервам и ранее заказанным товарам.

Часто встречаются ситуации, когда закупка происходит аналогично предыдущему периоду с частичным вводом новинок, навязанных поставщиком и/или с учетом возможного всплеска спроса из-за праздников или выходных в будущем периоде поставки.

В процессе работы снабженец обычно использует следующие данные для построения прогноза на будущий период и для формирования заказа поставщику:

• Количество продаж за предыдущий период;
• Количество текущего остатка;
• Новинки, которые может навязать поставщик;
• Примерный бюджет, в который надо "уложить" заказ;
• Ближайшие праздники или выходные;
• Количество товара уже заказанного этому или другим поставщикам;
• Количество товара, которое в резерве по заказам покупателей;

Более опытные сотрудники используют сведения о тренде, коэффициентах сезонности, аналогах.

Совсем редко учитываются данные по неликвидам, среднедневным продажам, ранее прошедшим акциям, группе номенклатуры по ABC | XYZ | FMR-анализам. Страховой запас чаще всего рассчитывается как процент от количества к заказу.

Без комплексного учета всех данных такие заказы поставщикам постоянно приводят к "перетарке" склада и "рваному" заказу поставщику, когда количество, а с ним и бюджет, постоянно изменяются то в большую сторону, то в меньшую. В такой ситуации достаточно сложно оценить на промежутке времени увеличиваются/уменьшаются ли закупки у данного поставщика или остаются прежними.

Мы предлагаем решение, которое максимально содержит необходимую информацию для принятия решения менеджеру по закупкам для формирования заказа поставщику с гибким отбором номенклатуры.

Расширение “Управление товарными запасами для 1С” само рассчитает необходимое количество к закупке и выделит цветом отклонения от планового запаса. Закупщику останется лишь проверить номенклатуру и на своё усмотрение либо согласиться с расчётом, либо изменить.

Решение поддерживает установку кратности товара, вывод номенклатуры из оборота, расчет в разрезе характеристик, прогноз и расчёт страхового запаса в зависимости от ABC | XYZ | FMR-анализов, прогноз на всю компанию, склады исключения, упущенный спрос, кратность и многие другие опциональные настройки.

В решении предусмотрен расчет веса, объёма и предварительной суммы заказа поставщику.

Использование решения Управление товарными запасами позволяет значительно сократить время анализа и принятия решений в вопросе заказа поставщику. Автоматизация процесса формирования документа “Заказа поставщику” из расчетной таблицы документа “Планирование” сокращает время работы менеджера по закупкам в десятки раз. Имея под рукой все необходимые данные для принятия решений по объему заказа, а также отчёты по продажам, движению и остаткам в разрезе складов, закупщик может сразу оценить положение дел с товарными запасами, как на отдельном складе, так и во всей организации. При необходимости выполнив перемещения товара со склада, где товар в излишке, на склад, где товар необходим или вернуть его на РЦ.

Автоматизация рутинных процессов в компании в настоящее время является жизненно необходимым для успешного развития и увеличения прибыли. Сочетание автоматизации и оптимизации в сфере закупок не только снижает издержки, но и даёт многократное преимущество перед конкурентами, рост покупательской лояльности и, как следствие,стабильное развитие компании.