Автоматизация заказа поставщику в 1С УТ 11.5, КА 2.5, ERP 2.5

Давайте представим себе основные функции специалиста по снабжению (закупщика, снабженца) - контроль остатков товаров по складам и подразделениям, своевременный заказ поставщику товаров, контроль поставок товаров в подразделения и на склад, распределение товара по складам, так называемая балансировка товарного остатка.

Вся эта работа занимает у него очень много времени, что порой некогда "остановиться и подумать", а то ли я закупаю?
А эффективно ли я вкладываю денежные средства предприятия и как быстро они окупятся?

Какой товар более важен сейчас и принесет больше прибыли для организации за меньший период времени?
Где залежался неликвид и не пора ли устроить распродажу на него? Когда требуется закупиться перед сезоном, чтобы не "тушить пожары" недостатка товара на складах?
Как не потерять упущенные продажи в этом году/квартале/сезоне?

При выполнения этих задач специалисту приходится просматривать отчеты в 1С по товарам на складах, по продажам, движениям, строить анализы и прогнозы в Excel, создавать чуть ли не вручную набирая заказ поставщику исходя из собственного опыта и видения. Очень часто не хватает времени на более укрупненный анализ ситуации на рынке, происходят постоянные авралы и работа по команде "Воздух!".

При таком режиме работы сотрудники очень быстро выгорают, работают на износ, нервничают, болеют и, как следствие, ошибаются. Из-за ошибок компания недополучает прибыль, которую могла бы направить в развитие или на закупку товара.

Некоторые из этих проблем можно автоматизировать в 1С Управление торговлей, Комплексная автоматизация или ERP стандартными методами и механизмами, для этого необходимо выстроить бизнес-процессы под заложенные алгоритмы в 1С, обучить сотрудников и обязательно чётко следить за каждым из этапов бизнес-процесса. Такой путь затратен по времени внедрения/перехода, сложен для понимания рядовым сотрудникам, которым на первых этапах будет хотеться сделать всё "как раньше" (работало же!) и, возможно, на первое время, потребует продолжительного дополнительного контроля, пока процесс не станет привычным и "встроится" в текущую работу сотрудников.

Есть и другой путь - встраивание готового решения в 1С Управление торговлей, Комплексную автоматизацию или ERP. Встраивание может происходить "бесшовно" - в виде полнофункционального расширения для 1С "Управление товарными запасами" или, если у Вас достаточно старая конфигурация или очень сильно "переписанная" под Ваши задачи, возможно внедрение в виде отдельной конфигурации 1С с правилами обмена. В любом случае стоит понимать, что автоматизация работы в 1С по формированию заказа или распределению товара по складам и подразделениям возможна и необходима.

Для автоматизации процесса закупки в 1С мы исходим из принципа - не навреди, то есть при интеграции мы не изменяем типовые объекты в 1С, что позволяет Вам оставаться на официальной поддержке от 1С. Для расчёта прогноза используются данные по движениям номенклатуры из всех документов (продажи через реализации, продажи по чекам, возвраты, приходование товара, списание товара и другие типовые операции в 1С). Прогноз рассчитывается как сумма покрытия потребительского спроса на заданный период и страхового запаса на этот период. При расчёте потребительского спроса учитывается тренд, сезонность, категория номенклатуры по трем видам анализа (ABC, XYZ и FMR-анализ). В решении предусмотрены склады исключения остатка, в случае, если в компании присутствуют такие склады, остаток на которых учитывать не надо. Дополнительными опциями можно учесть товары, которые уже в пути, по проведенным заказам поставщику в 1С, но ещё не закрытым и учесть товары по заказам клиентов, по которым требуется обеспечить необходимый запас в 1С или количество в этих заказах уже зарезервировано под конкретного клиента.

Клиент сформировал заказ на 10 штук самоваров и его оплатил, но забирать его будет через 3 дня. Фактический остаток на складе самоваров 15 штук. Возьмем для примера средний спрос на самовар - 1 шт./день, получается что свободного остатка хватит на 5 дней. Доступный свободный остаток - 5 штук (15 шт. - 10 шт. = 5 шт.). Тогда при формировании заказа поставщику через расширение 1С "Управление товарными запасами", к примеру, в 1С:Комплексная автоматизация, для обеспечения товарного остатка на ближайшие 15 дней с учетом уже существующих заказов, программа предложит, как минимум 10 штук (без учета страхового запаса, категорийности номенклатуры по ABC/FMR - анализам, тренда, сезонности и других дополнительных настроек) для покрытия спроса на этот период с учетом уже имеющегося свободного остатка на складе. Таким образом количество товара к заказу поставщику в 1С будет увеличено на количество уже проданного, но ещё не отгруженного товара по заказам клиентов.

При отключенной опции учета заказов клиентов, программа предложит закупить на те же 15 дней 0 штук, так как посчитает, что товарного запаса хватает для покрытия спроса. ВАЖНО! В примере специально не учитывается формула страхового запаса, для простоты понимания, так как решение может опционально рассчитывать страховой запас от категорийности номенклатуры по группа анализов ABC/FMR. В этом случае для указания точного значение страхового запаса потребуется больше данных, что усложнит понимание.

Аналогично работает опция и для товаров, которые уже заказали поставщику, но они ещё не приехали на склад - товары в пути. В этом случае программа рассчитает требуемое количество запаса на заданный период расчёта до следующей поставки и уменьшит его на количество товара уже в пути. В случае, если количество товара в пути полностью покрывает потребность на этот период, то по итогу расчёта мы увидим количество рекомендованное к заказу поставщику равным нулю.

При расчёта программа сама определит конечный текущий остаток, учтёт резерв, потребность в обеспечении, рассчитает спрос на каждый день и страховой запас в зависимости от категории номенклатуры по ABC / XYZ / FMR-анализу, а также учтёт уже ранее заказанные товары у поставщика (товары в пути).

Автоматизируйте расчёты заказа поставщику в 1С уже завтра! Наше решение проверено на клиентах из различных сфер бизнеса и производства, обращайтесь и мы вместе сможем решить Ваши задачи по управлению товарными запасами, какими бы неразрешимыми они Вам не казались. 

В следующих статьях разберем механизмы заказа поставщику с использованием решения на 1С "Управление товарными запасами" для таких конфигураций как Управление торговлей, Комплексная автоматизация и 1C ERP Управление предприятием.